Mittwoch, 7. Dezember 2016

Was sind die einfachsten Grundlagen des Projektmanagements?

Oder: Wie bringe ich Ordnung in mein neues Projekt?


Das PMBoK® listet viele Themen und Wissensgebiete auf: fünf Prozessgruppen stehen 10 Wissensgebieten gegenüber! Fast niemand setzt sie alle um – das ist auch gar nicht das Ziel, vielmehr geht es um eine sortierte Sammlung von best practices. Für jede Situation und jedes Projekt müssen die Verantwortlichen entscheiden, was gebraucht wird. Kommt Ihnen das bekannt vor? Und wie endet es oft? Pseudo-Reporting, Arbeiten auf Zuruf und die „wir schaffen das“-Mentalität?

Stellen Sie sich vor, dass Sie ein Chaos-Projekt übernehmen: wenig Zeit, viel zu tun, hinreichend viele Beteiligte, keine Unterlagen zu finden außer High-Level-Absichtserklärungen, inhaltsleeren Statusreports usw.

Wenn Sie also ganz wenig Zeit haben: Was sind die absoluten Basics?

Hier meine Top 3:

Liste der Aufgaben: wer macht was bis wann?

Eigentlich ganz einfach, oder? Versuchen Sie das mal in einem Projekt, dass kein „so richtiges“ Projekt ist, als Projektleiter ohne disziplinarische Macht... Kommt in der starken Matrix häufig vor: die Linien-Beteiligten haben da so ihre Vorstellungen...

Wichtig:

Wer: nur anwesende Projektmitglieder... keine Verweise auf den Kollegen, der das sicher machen wird, wenn wir ihn fragen. Wenn Sie um Aufgaben für Teams nicht herum kommen: wer ist verantwortlich? Wer muss informiert werden? Im ersten Schritt stellen Sie besser keine RACI-Matrix auf, sonst vergraulen Sie alle, hilft aber bei vielen Beteiligten.

Was: wichtiger als die Aktivität ist das Ergebnis: wird ein Dokument erzeugt? Für welches Publikum? Sind die Kapitel vorher klar? Wie lang soll das werden? Wer prüft es vor Veröffentlichung? Denken Sie wie unsere Kanzlerin (angeblich): vom Ende her!

Bis wann: Konkrete Termine, keine Kalenderwochen. Wirklich. So eine Woche kann schnell mal auf die Folgewoche wechseln. Termine können Sie z.B. in Excel oder JIRA sehr einfach nachhalten. Schlau ist, wenn die Termine nicht „gewürfelt“ werden, sondern mit demjenigen geplant, der die Arbeit ausführt.  Erhöht die Verlässlichkeit ungemein.


Liste der offenen Punkte: wer sorgt für eine Klärung bis wann für welches Thema?

Im Unterschied zu Aufgaben sammeln Sie hier Themen, die vor allem mit projektexternen Beteiligten geklärt werden müssen und während des Verlaufs aufkommen. Als Verantwortlicher müssen Sie die offenen Punkte besonders gut im Auge behalten, häufig verbergen sich große Risiken dahinter. Oft entstehen daraus Aufgaben zur Umsetzung: Muss noch ein SSL-Zertifikat besorgt werden oder hat der Kunde schon das passende? Kann das Deployment nachts erfolgen? Automatisiert?
Natürlich sollte man ein Risikomanagement aufziehen – aber wer schafft das im ersten Chaos schon?

Wichtig:

Wer: wie bei den Aufgaben... nur anwesende Projektteilnehmer...
Bis wann: wie bei den Aufgaben – konkret, von den Verantwortlichen mit getragen, überprüfbar für alle
Was: Was genau ist zu klären – und wofür braucht man die Information? Was passiert eigentlich, wenn es geklärt ist? Müssen Sie dann Aufgaben ändern? Hinzufügen? Schaffen Sie das dann noch?



Budget: virtuelles oder echtes Geld

Fragen Sie sich immer: wer bezahlt das eigentlich? Was ist demjenigen es wert, wenn Sie den Login-Button als rosa Einhorn animieren? Geht’s nicht günstiger?
Das Budget als gleichförmiges Reservoir zu sehen, ist oft gefährlich: wenn Sie am Anfang mehr gebraucht haben als geplant, das holen Sie doch locker wieder auf, oder? Können Sie es herunterbrechen auf Pakete? Features? Oder sogar dem Nutzen gegenüberstellen?
Also erstellen Sie eine Liste aus Paketen und deren Aufwand, so genannten Control Accounts. Dann werfen Sie die Ist-Aufwände dagegen. Ganz einfach?

Die größte Kunst in schwierigen Projekten ist häufig, überhaupt den Ist-Stand zeitnah, wiederholbar und hinreichend genau von allen Beteiligten zu erhalten. Wenn Sie das überhaupt dürfen – was sagt der Betriebsrat? Zumindest sollten Sie – wie im Auto – wissen, wann Sie trockenfallen – das passiert fast immer in einsamen Gegenden in tiefer Nacht...

Wie fangen Sie an? 

Für diese einfachsten Maßnahmen reichen oft einfachste Werkzeuge, im Zweifel Excel. Teurere Tools können Sie später einführen. Sorgen Sie zuerst für Disziplin in einfachen Dingen – das wird die schwierigen Prozesse vereinfachen.