Oder: Wie bringe ich Ordnung in mein neues Projekt?
Das PMBoK® listet viele Themen und Wissensgebiete auf: fünf
Prozessgruppen stehen 10 Wissensgebieten gegenüber! Fast niemand setzt sie alle
um – das ist auch gar nicht das Ziel, vielmehr geht es um eine sortierte
Sammlung von best practices. Für jede Situation und jedes Projekt müssen die
Verantwortlichen entscheiden, was gebraucht wird. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Und wie endet es oft? Pseudo-Reporting, Arbeiten auf Zuruf und die „wir
schaffen das“-Mentalität?
Stellen Sie sich vor, dass Sie ein Chaos-Projekt übernehmen:
wenig Zeit, viel zu tun, hinreichend viele Beteiligte, keine Unterlagen zu
finden außer High-Level-Absichtserklärungen, inhaltsleeren Statusreports usw.
Wenn Sie also ganz wenig Zeit haben: Was sind die absoluten
Basics?
Hier meine Top 3:
Liste der Aufgaben: wer macht was bis wann?
Eigentlich ganz einfach, oder? Versuchen Sie das mal in einem
Projekt, dass kein „so richtiges“ Projekt ist, als Projektleiter ohne
disziplinarische Macht... Kommt in der starken Matrix häufig vor: die
Linien-Beteiligten haben da so ihre Vorstellungen...
Wichtig:
Wer: nur anwesende Projektmitglieder... keine Verweise auf
den Kollegen, der das sicher machen wird, wenn wir ihn fragen. Wenn Sie um
Aufgaben für Teams nicht herum kommen: wer ist verantwortlich? Wer muss
informiert werden? Im ersten Schritt stellen Sie besser keine RACI-Matrix auf,
sonst vergraulen Sie alle, hilft aber bei vielen Beteiligten.
Was: wichtiger als die Aktivität ist das Ergebnis: wird ein
Dokument erzeugt? Für welches Publikum? Sind die Kapitel vorher klar? Wie lang
soll das werden? Wer prüft es vor Veröffentlichung? Denken Sie wie unsere
Kanzlerin (angeblich): vom Ende her!
Bis wann: Konkrete Termine, keine Kalenderwochen. Wirklich.
So eine Woche kann schnell mal auf die Folgewoche wechseln. Termine können Sie
z.B. in Excel oder JIRA sehr einfach nachhalten. Schlau ist, wenn die Termine
nicht „gewürfelt“ werden, sondern mit demjenigen geplant, der die Arbeit
ausführt. Erhöht die Verlässlichkeit
ungemein.
Liste der offenen Punkte: wer sorgt für eine Klärung bis wann für welches Thema?
Im Unterschied zu Aufgaben sammeln Sie hier Themen, die vor
allem mit projektexternen Beteiligten geklärt werden müssen und während des
Verlaufs aufkommen. Als Verantwortlicher müssen Sie die offenen Punkte
besonders gut im Auge behalten, häufig verbergen sich große Risiken dahinter. Oft
entstehen daraus Aufgaben zur Umsetzung: Muss noch ein SSL-Zertifikat besorgt
werden oder hat der Kunde schon das passende? Kann das Deployment nachts
erfolgen? Automatisiert?
Natürlich sollte man ein Risikomanagement aufziehen – aber wer
schafft das im ersten Chaos schon?
Wichtig:
Wer: wie bei den Aufgaben... nur anwesende
Projektteilnehmer...
Bis wann: wie bei den Aufgaben – konkret, von den
Verantwortlichen mit getragen, überprüfbar für alle
Was: Was genau ist zu klären – und wofür braucht man die
Information? Was passiert eigentlich, wenn es geklärt ist? Müssen Sie dann
Aufgaben ändern? Hinzufügen? Schaffen Sie das dann noch?
Budget: virtuelles oder echtes Geld
Fragen Sie sich immer: wer bezahlt das eigentlich? Was ist
demjenigen es wert, wenn Sie den Login-Button als rosa Einhorn animieren? Geht’s
nicht günstiger?
Das Budget als gleichförmiges Reservoir zu sehen, ist oft
gefährlich: wenn Sie am Anfang mehr gebraucht haben als geplant, das holen Sie
doch locker wieder auf, oder? Können Sie es herunterbrechen auf Pakete?
Features? Oder sogar dem Nutzen gegenüberstellen?
Also erstellen Sie eine Liste aus Paketen und deren Aufwand,
so genannten Control Accounts. Dann werfen Sie die Ist-Aufwände dagegen. Ganz
einfach?
Die größte Kunst in schwierigen Projekten ist häufig,
überhaupt den Ist-Stand zeitnah, wiederholbar und hinreichend genau von allen
Beteiligten zu erhalten. Wenn Sie das überhaupt dürfen – was sagt der
Betriebsrat? Zumindest sollten Sie – wie im Auto – wissen, wann Sie
trockenfallen – das passiert fast immer in einsamen Gegenden in tiefer Nacht...
Wie fangen Sie an?
Für diese einfachsten Maßnahmen reichen oft einfachste
Werkzeuge, im Zweifel Excel. Teurere Tools können Sie später einführen. Sorgen
Sie zuerst für Disziplin in einfachen Dingen – das wird die schwierigen Prozesse
vereinfachen.
