Zeichen an der Wand

Haben Sie schon mal ein Projekt "versenkt"? Natürlich nicht! Auf Zusammenkünften von Projektleitern hört man gerne Sätze wie "Alle meine Projekte waren stets in Time und Budget!" – meist jedoch nur vor dem ersten Bier. Abwandlungen der Geschichte sind:

• "Wir hatten große Probleme – ich habe die mit viel Schweiß in den Griff bekommen."
• "Den Go Live Termin haben wir erreicht – dafür haben wir das Budget deutlich überzogen, war aber für den Kunden OK."

Ich will hier gar nicht erst den berühmten CHAOS-Report der Standish Group zitieren, auch der ist ein alter Hut. Aber wer hat dann die gescheiterten Projekte verantwortet – immerhin oft auf 70% geschätzt?

Unter "versenken" versteht man meist, dass man Termin und/oder Budgetvorgaben nicht erreicht. Genau genommen zählt auch das Nicht-Erfüllen der geforderten Anforderungen dazu, dies wird jedoch nach meiner Beobachtung in der Software-Entwicklung durch Überziehen von Time und Budget kompensiert. Nur wenige Kunden brechen ein Projekt ganz ab, wenn sie schon viel Geld investiert haben – und ja, einige Dienstleister nutzen dies aus: erst mal anfangen, weitere Budgets finden sich schon.

Woran merkt man also als Projektleiter, dass man vom Weg abkommt? In den folgenden Beiträgen zu diesem Thema beleuchten wir zwei unterschiedliche Bereiche:

• Rationales Controlling
• Bauchgefühl und Beobachtung

Sind Sie schon mal beim Autofahren geblitzt worden? Wussten Sie nachher noch, wie viel Sie zu schnell waren? Die meisten Autofahrer wissen das ganz gut – sie schauen instinktiv auf den Tachometer und beobachten ihre Geschwindigkeit. 

Möchten Sie, dass Ihr Pilot weiß, wie weit das Kerosin noch reicht und ob das Flugzeug noch auf dem richtigen Kurs ist? Dafür hat der Pilot ein ausgefeiltes Cockpit – faszinierend viele Schalter, Instrumente und Multifunktionsdisplays. 

Haben Sie in Ihrem Projekt ein Cockpit? Nein – weil Ihre Firma nur Excel hat, aber keine ausgefeilte Projektmanagement-Software? Es muss nicht immer ein schickes Dashboard sein – auch mit einfachsten Mitteln können Sie die wichtigsten Daten aufbereiten und nutzen! Anders als der Pilot brauchen Sie ja keine minutengenaue Verbrauchsanzeige - mit einem Excel-Cockpit benötigen Sie entsprechend Zeit für die Erhebung und Aufbereitung der Daten – zum Projekt-Controlling an anderer Stelle mehr. Controlling gilt oft als rationale, aber fantasielose und langweilige Beschäftigung. Reicht ein rationales, strukturiertes Controlling? 

Sie arbeiten schon lange mit dem Kunden im Projekt zusammen, mit Höhen und Tiefen, aber immerhin geht es einigermaßen voran. Ihre Chefs und der Kunde haben erkannt, dass man für das gesamte Thema noch einige Jahre kooperieren wird – mit hohen Kosten, aber mit echten Perspektiven für die Vermarktung der Ergebnisse. Daher gründet man ein Joint Venture – eine gemeinsame IT-Tochter. Ihre Projektmitarbeiter haben schon einen stressigen Projektverlauf hinter sich, wechseln aber gerne in diese neue Firma – meint Ihr Management. Sie müssen demnächst einen wichtigen Meilenstein erreichen: das wird nur klappen mit vollem Engagement des Teams. Ihre Planung und Forecasts zeigen: geht. Wird das funktionieren?

Controlling kann Ihnen keine Einschätzung wichtiger sozialer Faktoren liefern. Natürlich können Sie auch versuchen, die Teamstimmung und die Sorgen zu "monitoren". Jeder muss morgens sein Stimmungsbarometer elektronisch erfassen – gute Idee?

Für soziale Systeme benötigt man innere "Sensoren" – Messdaten helfen nicht. Wie entwickelt man solche Sensoren? Sollten Sie V-Leute einsetzen? Spione?

Meist ist es ganz einfach – nur nicht algorithmisch: sprechen Sie mit den Leuten und beobachten Sie das Team-Gefüge. Kommunikation ist laut PMBOK eine der Hauptaufgaben des Projektleiters. Ich hatte mal einen Chef, der gelegentlich im Projektbereich vorbeikam und mit uns über Fußball quatschte. Guter Anfang – nur dabei darf es nicht bleiben: Sprechen Sie nach dem Smalltalk mal darüber, wie die Leute sich fühlen! Das können Sie auf Ihrer täglichen Runde durch das Projekt machen und regelmäßig auch in geplanten Einzelgesprächen und "social events". Zeigen Sie den Mitarbeitern, dass Sie sich für Ihre Meinung interessieren – dabei müssen Sie nicht alles abnicken oder genau so sehen. Viele Mitarbeiter sind schon froh, wenn überhaupt mal jemand mit Ihnen spricht! Durch direktes Feedback sehen Sie Ihr Projekt quasi von außen – äußerst hilfreich, wenn Ihr Projekt erfolgreich werden soll!

Sorgen Sie also sowohl für ein Cockpit und werfen Sie ebenso Ihre Fühler aus – es lohnt sich! Zum Schluss muss ich bekennen: Ich habe schon mal ein Projekt "versenkt" – d.h. nicht in Time und Budget abgeliefert. Sogar mehrere! Natürlich habe ich die Probleme immer in den Griff bekommen! Oder wenigstens war der Kunde am Ende zufrieden, so dass er weitere Projekte beauftragt hat! Ehrlich!